Raus aus dem IT-Feuerwehrmodus

„Ich komme zu nichts Wichtigem mehr.“ 

Diesen Satz höre ich von IT-Leitern ständig. 

Wir starten mit großen Plänen in die Woche und enden damit, dass wir am Freitagabend feststellen: Wir haben nur Brände gelöscht. Keine Strategie, keine Innovation, nur operatives Tagesgeschäft.

Die Realität in vielen IT-Abteilungen.

Der Alltag ist oft geprägt von plötzlichen Ausfällen, dringenden Tickets und Anfragen, die „gestern schon erledigt sein sollten“.

Ich nenne das den IT-Feuerwehrmodus.

Es ist ein Zustand, der sich anfühlt, als würde man versuchen, ein fliegendes Flugzeug in der Luft zu reparieren, quasi unmöglich.

Hand aufs Herz:

Wie viel Zeit hast du in der letzten Woche wirklich mit strategischen Themen verbracht?
Mit der Planung der Cloud-Migration, der Sicherheitsarchitektur oder wichtigen Projekten zur digitalen Transformation deines Unternehmens?

Wenn es dir so geht wie den meisten IT-Leiter dort draußen, lautet die Antwort vermutlich: 
Viel zu wenig.

In meinem kürzlich gehaltenen Webinar haben wir genau dieses Phänomen besprochen.

Die Erkenntnis war für viele Teilnehmer befreiend: Der IT-Feuerwehrmodus ist kein Schicksal, dem man sich ergeben muss, sondern viel mehr ein Art Systemfehler.

Wenn wir im operativen gefangen sind, verlieren wir den Blick auf das Wesentliche. Wir investieren unsere Energie in das „Wie kriegen wir diesen Tag rum?“ statt in die Frage: „Wo wollen wir in zwei Jahren stehen?“

Um diesen Teufelskreis zu durchbrechen, brauchen wir Fokus.

Hier sind die vier Schritte, um Fokus in IT-Abteilungen zu bringen:

1. Klarheit: 

Ohne Transparenz gibt es keine dauerhafte Veränderung. Wir können nicht aktiv das beeinflussen, was wir nicht kennen. Der IT-Feuerwehrmodus liebt das Chaos, denn im Nebel lässt es sich schwer planen. Wir müssen verstehen: Wo liegen unsere Zeitfresser? Welche Systeme verursachen 80 % der Störungen?

Das gute ist, fast alle IT-Leiter wissen auf Anhieb, wo der Hase im Pfeffer liegt. Woran es fehlt, ist eine Visualisierung der Baustellen. Ein Bild sagt eben mehr als 1000 Worte. Klarheit über den Status Quo zu bekommen ist das Fundament für alles Weitere.

2. Entlastung: 

Wenn die Kapazität zu 100 % ausgelastet ist, kann nichts Neues entstehen. Man kämpft sich dann eben durch den Tag. Entlastung zu schaffen ist also kein Luxus, sondern eine notwendige Investition in die Zukunft. Ob durch konsequente Automatisierung von Standardprozessen, das Auslagern von Aufgaben an einen Dienstleister oder das Setzen von harten „Neins“. Als verantwortliche Führungskraft musst und kannst du Freiräume schaffen, damit das Team wieder „denken“ statt nur „abarbeiten“ kann.

3. Prioritäten: 

Im Feuerwehrmodus ist oft alles „Prio 1“, teilweise sogar „Prio 1a“. Aber wenn alles Priorität hat, hat nichts Priorität. Die Lösung zeigt sich darin, Projekte abzulehnen oder zu verschieben, die nicht auf das übergeordnete Zielbild einzahlen. Wir müssen lernen, die „Lautstärke“ einer Anfrage von ihrer tatsächlichen geschäftlichen Relevanz zu trennen. Auch hier sage ich oft „Management by Babysitter“, die IT bedient die Fachbereiche zuerst, die am lautesten weinen. Auch hier gilt: Für Prioritäten gibt es eine ganz einfache Möglichkeit: Schau im ersten Schritt auf die Top 10 Projekte und entscheide welche kurz vor Fertigstellung sind und welche gerade am Anfang stehen. Mache die Projekte fertig die mehr als 75% Fertigstellungsgrad haben. Alles andere kommt später.

4. Planbarkeit: 

Das Endziel ist die Planbarkeit. Wenn wir nicht mehr auf Zuruf agieren, sondern einen soliden Plan verfolgen, wächst das Vertrauen, sowohl im IT-Team als auch bei den Fachbereichen und der Geschäftsführung. Das ist der Moment, in dem aus Reaktionen echte Aktionen werden. Der Plan zeigt sich in einer Roadmap. Abgestimmt mit Geschäftsführung und Fachbereichen. Gesteuert über regelmäßige Reviews, z.B. einmal pro Quartal.