Die IT kostet uns nur Geld!
Eine Aussage die jeder IT-Leiter kennt, der direkt an den CFO oder CEO berichtet.
Worum geht es dabei wirklich?
IT-Leiter sind oft die einzigen im Raum, die verstehen was die IT wirklich leistet, wenn es im Meeting um die IT-Kosten geht. Leider sind sie aber auch oft diejenigen, die den Wert der IT nicht verständlich erklären können.
Sie sprechen eben nicht die Sprache der Finanzer.
Die IT kostet uns nur Geld!
Eine Aussage die jeder IT-Leiter kennt, der direkt an den CFO oder CEO berichtet.
Worum geht es dabei wirklich?
IT-Leiter sind oft die einzigen im Raum, die verstehen was die IT wirklich leistet, wenn es im Meeting um die IT-Kosten geht. Leider sind sie aber auch oft diejenigen, die den Wert der IT nicht verständlich erklären können.
Sie sprechen eben nicht die Sprache der Finanzer.
IT-Leiter sprechen vor allem in Verfügbarkeiten in Prozent, Ticket-Durchlaufzeiten und Patchlevels. Alles wichtige Kennzahlen für den IT-Betrieb, aber für einen Finanzer und einen Geschäftsführer sind diese Metriken nicht passend, teilweise sogar Fremdwörter.
Geschäftsführer und kaufmännische Leiter denken in Umsatz, Risiko, Wachstum und Kosten. Am besten alles in Euro-werten.
Wenn Du als IT-Leiter in der GF-Runde mit IT-Kennzahlen argumentierst, hast Du das Gespräch schon verloren bevor es überhaupt richtig begonnen hat.
Ich kenne beide Seiten
In meiner Zeit als CIO saß ich selbst in dieser Situation. 120 Mitarbeitende, 20 Mio. Euro Budget. Über 200 IT-Anwendungen, eine hybride Cloud-Landschaft, mehr Dienstleister als ich mir gewünscht hätte.
Ich hatte ein solides breit aufgestelltes IT-Team, laufende Projekte und stabile Systeme. Für mich alles unter Kontrolle.
Dennoch kam die Frage sehr häufig von meinem Geschäftsführer: Er fragte was die IT eigentlich den ganzen Tag macht, wenn ich 20 Mio Euro Budget brauche. Ja, ich bin in die Falle getappt und habe erklärt was wir tun. Aber nicht erklärt, was es dem Unternehmen in Euro bringt.
Der Unterschied scheint klein und banal zu sein, ist er aber nicht, hier ein Beispiel:
Was wir tun: „Wir haben in eine hybrid Cloud modernisiert.“
Was es bringt: „Ungeplante Ausfälle haben wir um 60 Prozent reduziert, wir benötigen weniger Dienstleister für den Patchday. Das entspricht rund 40 Stunden weniger Stillstand pro Jahr und spart hohe 5 stellige Beratungsbudgets ein.“
Das Argument kann also in Euro beziffert werden.
Warum IT-Leiter hier oft an ihre Grenzen kommen
Wichtig zuerst, es hat nichts mit Inkompetenz zu tun, sondern viel mehr ist es eine Frage der Ausbildung. Moderne CIOs kommen oft mit einer starken betriebswirtschaftlichen Komponente. Der Großteil der IT-Leiter im Mittelstand stand selbst im Serverraum und hat die Kabel gepatched.
IT-Leiter kommen aus der Technik. Sie denken in Systemen, Prozessen, Abhängigkeiten. Das ist ihre Stärke. Im Gespräch mit der GF wird es zur Schwäche, weil eben die Übersetzung fehlt.
Erschwerend hinzu kommt, dass die meisten IT-Leiter im Mittelstand niemanden haben, der ihnen zeigt wie das anders geht. Es gibt kein Handbuch für das Gespräch zwischen IT und Geschäftsführung und der kaufmännische Leiter versteht auch kein „IT“.
Das Ergebnis:
IT wird als Kostenstelle wahrgenommen. Budget bleibt knapp. Projekte werden nicht genehmigt und der IT-Leiter verlässt das Meeting wieder mit dem Gefühl: Ich wurde nicht gehört.
Drei Übersetzungen die als Brücke sofort funktionieren
Aus Verfügbarkeit wird Risiko.
„Unsere Systemverfügbarkeit liegt bei 99,2 Prozent“ sagt einem GF nichts.
„Ein ungeplanter Ausfall kostet uns im Schnitt 50.000 Euro pro Stunde an Produktionsausfall. Letztes Jahr hatten wir drei Stunden davon.“ Das versteht jeder Geschäftsführer.
Aus IT-Projekten werden Geschäftsentscheidungen.„Wir brauchen ein neues ERP-System, es ist 20 Jahre alt“, das klingt nach Wunschliste.
„Unser aktuelles System limitiert uns bei der Anbindung neuer Kunden und Maschinen. Es ist veraltet und wir verlieren dadurch konkret zukünftiges Wachstumspotenzial.“ Mit dieser Aussage kann der Geschäftsführer klar entscheiden.
Aus Aufwand wird Investition.
„Die Migration unserer Serverfarm kostet 80.000 Euro“, das klingt teuer und wird abgelehnt, wenn es nicht im Budget ist.
„Wir investieren 80.000 Euro einmalig und sparen danach 15.000 Euro pro Jahr an externen Beraterkosten, bei gleichzeitig weniger Ausfallrisiko“, so ist eine Rechnung darstellbar, die ein GF versteht.
Was sich verändert
IT-Leiter die diese Sprache sprechen bekommen mehr Vertrauen und damit auch mehr Budget. Die Geschäftsführung versteht was auf dem Spiel steht und was die IT täglich leistet.
Dadurch wird die IT früher in Entscheidungen eingebunden.
Mein Fazit
Der Geschäftsführer der einst sagte „Die IT kostet uns nur Geld“ hatte nicht Unrecht.
Er hatte eben nur seine Perspektive bekommen.
Diese zu verändern ist Aufgabe des IT-Leiters, nicht die Aufgabe des Geschäftsführers. Als IT-Leiter bist Du der Übersetzer zwischen zwei Welten. Die Technik kennt nur einer wirklich das bist Du. Die Verantwortung das Gespräch über Kosten und Wertbeitrag adressatengerecht vorzubereiten liegt also bei Dir.
